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A edição da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para empresas digitais pode ser mais fácil do que você imagina. Por mais que as questões fiscais pareçam complicadas, pode-se evitar dores de cabeça ao se preparar para elas.

A emissão de faturas é uma obrigação para quase todos os empreendedores. Portanto, é importante manter-se atualizado para evitar problemas de supervisão e ter a certeza de que o negócio está crescendo.

A leitura deste conteúdo oferece 8 problemas de faturamento que devem ser evitados em sua organização. Vamos lá

1. Não emita fatura

Você leu isso. Infelizmente, alguns empresários ainda acreditam que não precisam emitir faturas.

Você sabe que toda empresa tem que emitir documentos fiscais para regular suas vendas? Há apenas uma exceção: o Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a emitir uma nota fiscal individual. No entanto, se o cliente solicitar uma fatura, o MEI deverá emiti-la.

É importante estar ciente deste problema, porque não emitir notas fiscais caracteriza evasão fiscal, e isso é um crime.

De acordo com a Lei 4.729 / 1965: Fazer uma declaração falsa ou omitir, no todo ou em parte, informações que devem ser fornecidas a representantes de entidades legais sob a lei pública nacional, com a intenção de pagar todos ou parte de quaisquer impostos, taxas e outros valores devidos por lei para aliviar.

Então, faça todo o possível para evitar complicações em sua rotina, ok?

2. Use o certificado digital menos produtivo

O certificado digital identifica uma pessoa natural ou legal. Valida as informações em contratos e faturas. Como resultado, a inspeção garante a validade dos dados contidos nesses documentos.

Muitos municípios exigem um certificado de faturamento. Desta forma, o processo de assinatura da NF-e recebe mais segurança e integridade.

Suponha que você emita uma conta de serviço eletrônico (NFS-e) de um sistema escolar. Quando o certificado é analisado, ele assina o certificado e retorna um código de validação exclusivo para cada nota.

O que isso significa?

Se o conteúdo do certificado mudar, o código se tornará inválido. Essa medida de segurança garante que os dados enviados ao órgão emissor estejam corretos para evitar fraudes.

Agora é a hora de escolher o certificado certo para o seu negócio. Existem alguns modelos e os principais modelos são A1 e A3.

O certificado A1 é digital e será instalado no seu computador ou no biller automatizado. É válido por 1 ano.

O certificado A3 é físico, por ex. Como um token ou um pendrive. Tem validade de 1 a 3 anos e deve ser usado em sua máquina a qualquer momento para usá-lo.

As diferenças parecem pequenas, mas não são bem assim. O certificado A1 é a escolha certa para quem quer mais autonomia na rotina.

Primeiro, você sabe que é mais seguro porque pode fazer backup da nuvem e usá-la a qualquer momento, em qualquer lugar.

No caso do certificado A3, ele deve ser transportado em uma mochila para assinar documentos, entrar em portais do governo e emitir faturas.

Além disso, há o problema da queda e até do esquecimento. Se você deixar no escritório e precisar usá-lo em casa, por exemplo, não poderá fazer o que quiser.

Por último, mas não menos importante, o modelo A1 permite a automação de faturas. Essa decisão é tomada por empreendedores digitais que querem otimizar seu trabalho e deixar o negócio no piloto automático.

Com um emissor automatizado, você vende pela Internet e emite facilmente faturas, reduzindo a burocracia na empresa.

3. Não conhece os principais conceitos do universo fiscal

Uma gestão financeira financeira é algo que requer muito empenho de um empreendedor. É comum não se preocupar tanto com alguns tópicos, como a exposição de cobrança.

No entanto, você precisa conhecer o básico para ter autonomia em sua vida diária e se comunicar com seu contador facilmente.

Aqui estão alguns termos e palavras que fazem parte do faturamento diário de um projeto:

  • Recibo de Serviço Provisório (RPS): Documento substituindo NFS-e em uma emergência, por exemplo. B. se não houver conexão com o sistema da prefeitura. O RPS deve ser convertido em um NFS-e de acordo com a duração de cada comunidade.
  • XML: versão digital padronizada nacional do projeto de lei. XML é o documento de validade válido, não PDF.
  • Documento adicional da nota fiscal eletrônica (DANFE): versão impressa da conta. É o documento que é usado em várias situações quando os produtos circulam.
  • técnico de serviço: quem contrata o serviço. Este é o campo que deve ser preenchido com os dados do cliente na fatura.
  • provedor de serviços: quem administra o serviço. Os empresários que vendem na Internet devem colocar suas próprias informações no campo "provedor de serviços".

4. Não guarde documentos fiscais

Todas as faturas XML eletrônicas emitidas por sua empresa devem ser mantidas por pelo menos 5 anos mais o ano atual.

Em outras palavras, documentos gerados em vendas, por exemplo, para 2019 devem ser salvos até 2023.

O erro de não armazená-los é perigoso porque o Ministério das Finanças pode solicitá-los em caso de uma inspeção.

5. Faturamento menos a porcentagem da filial

Imagine a seguinte situação: um empresário usa uma plataforma digital para vender seus produtos. Ele deve emitir suas faturas para o valor total de cada venda ou deduzir a taxa cobrada pela plataforma?

Se você acha que a segunda opção é possível, mude de ideia. Por favor, note que a fatura deve ser emitida com o valor total das mercadorias sem dedução.

Um produto de US $ 100,00 vendido em um sistema sujeito a uma taxa de 10% deve ter uma conta de US $ 100,00, não US $ 90,00. Isso se aplica às vendas de negócios virtuais e físicos e até mesmo em situações em que seus produtos são promovidos por afiliados.

6. Agrupar todas as vendas de um mês em uma única fatura

Este é um erro comum que pode causar grandes dores de cabeça em qualquer tipo de negócio. Por um período de tempo, como um mês, você não deve emitir uma fatura com receita total.

Dessa forma, você pode ser julgado pelo supervisor. Além disso, seu cliente tem o direito de receber uma fatura para cada compra.

Se você criar apenas um documento, quais são os dados da anotação? E se um cliente exigir um reembolso? Como você vai cancelar a conta?

Você vê como esta é uma prática errada e precisa ser tratada? Como emitir faturas em seu negócio digital corretamente.

7. Confusão da data de emissão com a data da jurisdição

Outro erro cometido por muitos empreendedores digitais com muita frequência. Pode parecer trivial, mas a data de emissão é o dia em que o documento foi criado. A data da competência é o dia em que o serviço foi fornecido e as informações que não podem ser alteradas.

Por exemplo, um curso digital em um sistema de salão pode ser realizado em 15.03. Vendido e sua conta em 16.03. Para ser criado. Nesta situação:

  • Data de lançamento: 3/15
  • Jurisdição: 16/03.

Esteja ciente de como certas prefeituras definem outras regras. Em alguns casos, há um prazo para faturamento após a venda do produto. Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com seu consultor fiscal.

8. Emitir Nota Fiscal

A emissão manual de faturas pode ser útil no início das empresas digitais. No começo, o fluxo de vendas é baixo e há muitas áreas de responsabilidade concentradas em uma pequena equipe.

Dessa forma, muitos proprietários de empresas selecionam manualmente cada documento e entram no sistema para inserir todos os usuários, logins, senhas e informações sobre cada transação.

Com o tempo, no entanto, o processo se torna caótico e problemático. Imagine o trabalho necessário para relatar todos os dados de centenas ou milhares de vendas.

Observe que quanto maior o volume de vendas, maior o número de faturas.

Nestes casos, a automação é a solução que você deve usar. Aqueles que têm um faturamento automatizado deixam esses problemas para trás e podem se concentrar no que é realmente importante: o crescimento do negócio.

Com uma ferramenta incorporada nas principais formas de pagamento do mercado, você pode vender on-line, enviar documentos em paz e até mesmo enviar por email a NF-e para cada cliente.

De agora em diante, você conhece os maiores erros que dificultam o faturamento em empresas digitais. Então, faça tudo para evitar essas deficiências e coloque o conteúdo das dicas em prática.

Quer saber mais sobre outros assuntos relevantes para a escrituração e legalização do negócio? Então fique conosco e fique no Simples Nacional!

Conteúdo criado por e notas,

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